Gestire il lavoro, non subirlo: Eisenhower e Kanban in azione
È spesso difficile comprendere quanto tempo venga sprecato ogni giorno in un’azienda fino a quando non lo si guarda in faccia. E per guardarlo in faccia bisogna saperlo riconoscere: spesso si nasconde dietro l’alibi dell’urgenza, dietro la sovrapposizione o duplicazione di richieste, altre che sembrano tutte importanti, dietro la confusione di compiti lasciati a metà perché "mancava solo un’informazione" o "c’era da fare prima un’altra cosa". È lì che si consuma l’inefficienza quotidiana che riduce margini, aumenta lo stress e confonde le priorità; è lì che entra in gioco il bisogno di un metodo. Ce ne sono vari, ma non parlo di uno qualsiasi, ma di uno che aiuti a distinguere, a ordinare, a decidere. Uno che si possa vedere e toccare con mano, che coinvolga l’intero team e non rimanga confinato nella mente del titolare.
Uno strumento con questo potere esiste! Anzi, ne esistono due, e da anni li metto in pratica nella mia consulenza organizzativa, soprattutto con studi professionali e imprese di servizi. Si tratta della Matrice di Eisenhower e del Metodo Kanban. Due approcci, due scuole, due stili. Ma quando li si fonde in un sistema pratico e visibile, accade qualcosa che cambia il modo di lavorare. E cambia davvero.
La Matrice di Eisenhower prende il nome dal presidente americano Dwight D. Eisenhower, che per anni guidò eserciti e poi nazioni attraverso un criterio semplice ma potentissimo: distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è importante. Due parole spesso confuse, che nella vita quotidiana assumono il significato di “va fatto adesso” e “ha valore strategico”, ma non è così. L’urgenza ha a che fare con il tempo, l’importanza ha a che fare con l’obiettivo e non tutto ciò che è urgente è importante, così come non tutto ciò che è importante diventa automaticamente urgente.
La Matrice, graficamente, si presenta con quattro quadranti: in alto a sinistra Importante e Urgente, in alto a destra Non importante ma Urgente, in basso a sinistra Importante ma Non Urgente, in basso a destra Non Importante e Non Urgente. Fin qui niente di nuovo, in teoria, ma in pratica, è lì che si gioca la vera sfida. Assegnare correttamente un compito a uno dei quadranti significa saperlo valutare, comprenderne la priorità, dargli un tempo e una collocazione, decidere chi se ne occupa. Significa non essere più schiavi del “tutto adesso”, ma governare il flusso del lavoro.
Il Kanban, invece, è un metodo che arriva dal Giappone, dall’universo Toyota, da una cultura che fa del miglioramento continuo una filosofia quotidiana. “Kanban” significa “cartellino” o “etichetta”: ogni attività è rappresentata da un elemento visibile, spostabile, monitorabile. I famosi post-it sono la versione analogica più semplice e potente di questa idea: ogni post-it rappresenta un task, un’attività, un micro-progetto. Lo si sposta da una colonna all’altra: da “da fare” a “in corso” a “fatto”, e tutto è tracciabile, visibile e condiviso.
Nella mia pratica consulenziale ho fatto di questo mix un punto fermo. In quasi tutti gli studi professionali e le imprese di servizi che seguo, soprattutto con team medio-piccoli e un titolare ancora immerso fino al collo nell’operatività, installo una mega lavagna ben visibile a tutti, in uno spazio centrale dell’ufficio. La disegno io stesso: una matrice di Eisenhower con i suoi quattro quadranti, ma con un’aggiunta fondamentale: una tempistica predefinita per ogni categoria. Mi spiego con un esempio: ciò che è Importante e Urgente deve essere evaso entro 24 ore; ciò che è Importante ma Non Urgente può attendere fino a 5 giorni; il Non Importante e Urgente entro 3 giorni, e il Non Importante e Non Urgente ha un margine di 7 giorni lavorativi.
A quel punto entra in gioco il Kanban! Ogni richiesta, ogni task, ogni urgenza ricevuta da un cliente o da un collega diventa un post-it che contiene quattro elementi chiave: descrizione sintetica dell’attività, data della richiesta, nome del responsabile dell’esecuzione e cliente associato (interno o esterno). Questi post-it vengono incollati nella matrice in base alla classificazione e alla tempistica. Ma non servono a decorare una parete: ogni giorno, nel briefing mattutino, si controllano tutti insieme.
Il briefing è un altro caposaldo del mio metodo. Massimo 15 minuti, tutti in piedi (belli scomodi!), senza telefoni tra le mani, senza caffè, senza computer. Niente distrazioni, si passa in rassegna la lavagna, si vede dove siamo, cosa sta bloccando cosa, chi è in ritardo, chi è in sovraccarico, dove serve aiuto. E se è necessario si spostano post-it e si ridefiniscono responsabilità ricalibrando il lavoro. È lì che si attiva la vera intelligenza collettiva del team, non nelle riunioni-fiume da due ore, ma in una verifica quotidiana breve, concreta e operativa.
Il risultato? È tangibile: le attività che adottano questo sistema non solo migliorano l’efficienza, ma alzano il morale. Perché le persone vedono il proprio lavoro li sulla lavagna, non sono più sommerse da richieste nebulose, sanno dove sono, cosa fanno e dove stanno andando. I titolari, da parte loro, smettono di essere il “filtro unico” per ogni decisione e si trasformano in coordinatori consapevoli. I clienti, interni o esterni che siano, percepiscono la differenza perché le risposte arrivano nei tempi promessi, le promesse vengono rispettate, il livello di affidabilità di conseguenza aumenta.
Ma la cosa più sorprendente è vedere come la semplicità dello strumento restituisca complessità gestibile. Non si parla di software ultra-costosi o di metodologie astratte, si parla di lavagne, di post-it, di penne, di organizzazione e di buona volontà. Si tratta di un metodo analogico che diventa cultura del lavoro, e che funziona davvero!
A partire da questo approccio, ho personalmente creato anche una versione digitale gratuita, disponibile per chiunque sul mio sito internet all’indirizzo www.giarratana.business/eisenhower-kanban. Si tratta di un tool semplice e immediato, che ti permette di ricreare esattamente lo stesso schema, di assegnare compiti, definire tempistiche, visualizzare responsabilità. I dati restano salvati nel tuo browser e possono essere aggiornati ogni giorno. Una versione che potrebbe sostituire la lavagna fisica, ma che se la accompagna permette anche a chi lavora da remoto di rimanere connesso al flusso operativo.
Sul sito si trovano anche altre risorse gratuite, tutte pensate per aiutare imprenditori, liberi professionisti e team di lavoro a riappropriarsi del controllo sulle proprie attività. Perché non è vero che “non c’è mai tempo”, è solo che spesso il tempo si consuma in modo inconsapevole. E uno strumento visivo, semplice e condiviso, può fare la differenza.
Non ci si può più permettere, oggi, di vivere immersi nell’urgenza continua, nella rincorsa cieca, nella disorganizzazione strisciante che si mangia energie e risultati. Non ci si può più permettere, soprattutto nei piccoli studi e nelle imprese familiari, di lasciare tutto alla memoria del titolare o alla buona volontà di chi lavora. Il lavoro va organizzato, visualizzato, mappato e farlo non è difficile: serve solo la volontà di iniziare, di fissare un metodo e di coinvolgere il team.
È questo, in fondo, il valore profondo della Matrice Eisenhower e del Kanban: non aiutano solo a gestire il lavoro, ma aiutano a creare una cultura del lavoro più sana, più efficiente, più umana; una cultura che distingue, che pianifica, che valorizza il contributo di ciascuno; una cultura che non si perde in urgenze inventate, ma che sceglie cosa è davvero importante e lo affronta insieme.
E allora la vera domanda da porsi non è “quanto lavoro abbiamo da fare?”, ma “come lo stiamo gestendo?”. E soprattutto: quanto di quel lavoro è davvero importante? E quanto invece è solo il risultato di cattive abitudini organizzative che si trascinano da anni?
Forse è il momento di cambiare, o forse lo era già da tempo…
Vuoi ricevere articoli come questo ogni mese?
Iscriviti alla mia newsletter su LinkedIn, già seguita da oltre 800 professionisti.
