Struttura organica

Un organigramma ben definito è come una mappa chiara e precisa che mostra ruoli, responsabilità e relazioni gerarchiche di un’organizzazione.

Non è un semplice esercizio grafico, ma uno strumento fondamentale per garantire chiarezza operativa, migliorare la comunicazione interna e ridurre il rischio di sovrapposizioni di compiti o mancate assegnazioni.

Accanto all'organigramma, i mansionari giocano un ruolo cruciale. Questi documenti specificano attività, compiti e  responsabilità di ogni posizione, offrendo ai collaboratori una guida chiara su ciò che è richiesto da loro.

Come si traduce tutto questo in benefici concreti?

Meno tempo sprecato, più efficienza e decisioni strategiche supportate da una visione organizzativa coerente.

La mancanza di chiarezza nei ruoli può portare a incomprensioni, conflitti interpersonali e inefficienze.

Voglio proporti qualche esempio su realtà diverse!

• In un'azienda senza mansionari chiari, due dipendenti del reparto logistica potrebbero assumere responsabilità sovrapposte, il che creerebbe confusione, perdite di tempo e inefficienza operativa.
• Oppure, un manager in un ufficio contabile potrebbe trovare difficile valutare la performance del proprio team senza parametri chiari stabiliti da mansionari. Questo può portare a valutazioni soggettive e percezioni di ingiustizia tra i dipendenti.
• In un'azienda tecnologica, i recruiter potrebbero non sapere quali competenze tecniche cercare nei candidati, risultando in assunzioni inadeguate. In questi casi, il processo di assunzione diventa oneroso e inefficace e i nuovi dipendenti potrebbero non ricevere la formazione necessaria, rallentando il loro adattamento e riducendo l'efficacia operativa.
• In un progetto di sviluppo software, la mancanza di un mansionario può portare a situazioni in cui nessuno si assume la responsabilità di risolvere bug critici, ritardando il rilascio del prodotto. I dipendenti non si sentono obbligati a rispondere delle proprie azioni, con conseguenti ritardi e problemi di qualità.

Sono tutti esempi talmente diffusi da sembrare la normalità, ma “normale” non va confuso con “comune”.

Spesso, già solo mettere nero su bianco di chi si occupa di cosa è il modo più semplice per risolvere in un solo colpo una buona fetta degli intoppi operativi.

Chiarezza nei ruoli e nelle responsabilità

La chiarezza evita sovrapposizioni di compiti e garantisce che ogni dipendente conosca i propri compiti specifici, migliorando l'efficienza e riducendo i conflitti.

In un'azienda di produzione, un mansionario dettagliato per il ruolo di un operatore di macchina assicura che il dipendente sappia esattamente quali macchinari deve utilizzare, come farlo in modo sicuro e quali sono i suoi compiti quotidiani. Questo riduce il rischio di errori operativi e incidenti sul lavoro.

Miglioramento delle performance e della produttività

I dipendenti sanno cosa ci si aspetta da loro, il che li motiva a raggiungere e superare gli obiettivi, migliorando la produttività complessiva.

In un team di vendita, un mansionario dettagliato può specificare le aree di mercato coperte da ciascun venditore, gli obiettivi e le strategie da adottare. Questo consente ai venditori di focalizzarsi sui propri obiettivi senza confusione.

Facilitazione nella valutazione delle performance

Le valutazioni delle performance diventano più obiettive e basate su criteri chiari e definiti, facilitando feedback costruttivi e sviluppi di carriera.

In una società di servizi, i mansionari possono includere indicatori (KPI) per ogni ruolo. Durante le valutazioni annuali, i manager o soci possono confrontare le performance effettive dei dipendenti con i KPI stabiliti.

Supporto nella selezione e formazione del personale

Le assunzioni sono più allineate alle esigenze aziendali e i nuovi dipendenti possono essere formati in modo più efficiente, riducendo il tempo necessario per diventare pienamente operativi.

Durante il processo di assunzione, un mansionario dettagliato aiuta i recruiter a identificare le competenze e le qualifiche necessarie per il ruolo. Questo rende il processo di selezione più mirato ed efficace.

La confusione sui ruoli può articolarsi in modi estremamente diversi, e non è detto che al vertice dell’azienda queste criticità vengano percepite, per lo meno, non da subito.

Anzi, spesso laddove mancano mansionari chiari, potrebbe esserci una confusione sui ruoli anche ai piani alti.

L’organigramma della tua azienda, per esempio, è ben strutturato? Soci e manager hanno una chiara divisione dei ruoli? Se sì, questa divisione è davvero quella migliore in base alle esigenze dell’azienda e alle competenze di ciascuno?

Quest’ultima domanda vale anche per i membri del tuo team.

• Sono nelle condizioni di rendere al meglio del loro potenziale?
• Stanno svolgendo il ruolo per cui li hai assunti? O meglio, sanno qual è il loro ruolo?
• Sei certo che siano retribuiti nel modo giusto (né troppo, né troppo poco)?
• Conosci i loro punti di forza e i loro punti deboli?
• Sai come intervenire su quei punti deboli? Se sì, lo stai facendo?
• Sono nella condizione di crescere?
• Stanno soddisfacendo le loro ambizioni professionali grazie al lavoro che svolgono con te?

Non sono domande dalla risposta facile, affatto. E ti assicuro che anche se tu ti impegnassi molto onestamente a rispondere, potrebbe sorprenderti la reale percezione che i tuoi soci o collaboratori potrebbero avere della stessa situazione!

Quando la confusione regna sovrana nel cercare queste risposte, la strutturazione dei tuoi collaboratori e la creazione di procedure importanti si rivelano due strumenti con una straordinaria capacità di aprire gli occhi sulla reale situazione aziendale e sbrogliare una matassa che sembrava invece impossibile da disassemblare.

Le procedure aziendali rappresentano il cuore pulsante di ogni organizzazione efficiente e ben gestita (ovvio, quando ci sono…).

Perché in realtà, soprattutto nelle aziende più piccole, la creazione di procedure si salta con nonchalance, un po’ perché le informazioni e le istruzioni si tramandano a voce, un po’ perché è molto probabile che si usi un approccio del tipo “tutti fanno tutto”.

Le procedure sono una serie di istruzioni dettagliate e standardizzate che descrivono i passi da seguire nell’esecuzione di specifiche attività o processi all'interno di un’azienda. Queste istruzioni servono a garantire che i compiti vengano svolti in modo coerente, sicuro ed efficiente. 

In uno studio legale, le procedure regolano come i documenti legali devono essere redatti, revisionati e archiviati. Questo non solo assicura che il lavoro sia svolto con precisione, ma protegge anche lo studio da potenziali responsabilità legali dovute a errori o negligenze. Senza procedure chiare, uno studio legale potrebbe facilmente trovarsi in difficoltà, con documenti persi o incompleti che potrebbero compromettere casi importanti.

Un'azienda tecnologica che sviluppa software, senza procedure definite per il controllo della qualità, i team di sviluppo potrebbero implementare codici non testati adeguatamente, portando a bug e malfunzionamenti nei prodotti rilasciati ai clienti. Questo non solo danneggia la reputazione dell'azienda, ma può anche portare a perdite finanziarie significative a causa di resi, rimborsi e costi di riparazione.

In uno studio medico, l'assenza di procedure chiare per la gestione dei pazienti può avere conseguenze ancora più gravi. Tutti sanno che gli strumenti vanno sterilizzati, ma se non esistono procedure per la sterilizzazione degli strumenti chirurgici, il rischio di sottovalutare o dare per scontato che qualcuno lo abbia fatto, o di dimenticare un passaggio aumenta notevolmente il rischio di infezioni post-operatorie, con i relativi danni per i pazienti e per lo studio, in termini di cause legali e danni reputazionali.

La verità è che non serve pensare ai casi più estremi per cogliere l’importanza delle procedure.

Non averle, ti fa semplicemente perdere tempo e soldi!

Supponiamo un caso che può accumunare ogni tipo di attività: l’acquisizione di un nuovo contatto da trasformare in cliente!

• Quando arriva il numero di telefono e/o la mail, cosa succede?
• Chi lo contatta?
• Cosa gli si dice?
• Cosa succede se risponde? Cosa se non risponde?
• Come si porta all’appuntamento o al primo acquisto?
• Quando compra, cosa succede? Chi fa cosa?
• E così via…

Non è necessario protocollare tutti i casi ipotetici ed eventuali, ma ti assicuro che già avere una procedura per le operazioni ricorrenti ti toglie di dosso i rischi che si perdano dei pezzi, delle comunicazioni, si brucino contatti, si creino fraintendimenti, ci si dimentichi qualcosa, o semplicemente, non ci si presenti in modo sufficientemente professionale.

Avere procedure ben definite migliora senza dubbio l'efficienza operativa. Quando ogni collaboratore sa esattamente cosa fare e come farlo, i processi si svolgono senza intoppi, riducendo il tempo e le risorse necessarie per completare i compiti.

Le procedure migliorano anche la qualità del lavoro. In uno studio di consulenza, avere procedure dettagliate per l'analisi e la presentazione dei dati assicura che ogni rapporto presentato ai clienti sia accurato e professionale. Questo non solo aumenta la soddisfazione dei clienti, ma rafforza anche la reputazione dello studio come fornitore di servizi di alta qualità.

Soprattutto in alcuni settori, le procedure aumentano la sicurezza sul lavoro. In un cantiere edile, le procedure di sicurezza dettagliate per l'uso delle attrezzature e la gestione dei materiali pericolosi riducono il rischio di incidenti e infortuni. Questo non solo protegge i lavoratori, ma riduce anche i costi associati agli incidenti, come spese mediche e indennizzi.

Molte inefficienze sono legate all’assenza di procedure. In un'azienda di logistica, la mancanza di procedure per la gestione delle scorte e delle spedizioni può portare a ritardi nelle consegne e a una cattiva gestione dell'inventario. Questo non solo causa insoddisfazione tra i clienti, ma può anche aumentare i costi operativi a causa di errori e sprechi.

Gli esempi si sprecano, ma quello che è importante sia chiaro è che le procedure aziendali sono fondamentali per garantire efficienza, qualità, sicurezza e conformità. Sia che si tratti di un'azienda di produzione, di uno studio legale, di un'azienda tecnologica o di uno studio medico, le procedure forniscono una guida chiara e dettagliata su come eseguire i compiti in modo corretto e coerente.

La loro assenza può portare a confusione, inefficienze, rischi per la sicurezza, perdite finanziarie e danni alla reputazione.

Pertanto, è essenziale che le aziende investano tempo e risorse nella creazione e manutenzione di procedure ben definite, assicurandosi che siano seguite da tutti i dipendenti. Questo non solo migliorerà le operazioni quotidiane, ma contribuirà anche al successo a lungo termine della tua azienda.

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