Controllo di Gestione

Questo tipo di analisi è fondamentale per ogni modello di business che preveda un’interazione con il cliente per l’erogazione, una personalizzazione del servizio o per chi lavora con tariffe forfettarie.

Non interessa quindi (parlo della mia consulenza specifica) a un’azienda che vende prodotti o eroga un servizio standardizzato che non prevede personalizzazioni sul cliente; per questi casi possiamo affidarci ad altri specialisti se lo vuoi!

Per intenderci, se produci una scarpa e costa 200€, il cliente paga 200€. Se vendi un video corso e costa 500€, il cliente paga 500€.

Diverso è, per esempio, per un commercialista che prepara delle fatture per un cliente: avrà stabilito un onorario in fase iniziale, e se quel cliente lo chiama 1 volta o 26 per chiedere delle delucidazioni, informazioni, aggiustamenti, mail ecc. tendenzialmente non riceverà un compenso più alto o più basso!

Un grafico che vende l’impaginazione di una rivista avrà stabilito un compenso con il suo cliente, con cui si confronterà per i materiali da inserire nella lavorazione. Tuttavia, il tempo che dovrà dedicare al progetto sarà diverso se quel cliente ha le idee chiare fin dall’inizio, apprezzerà le prime bozze oppure richiede continue modifiche o ha ripensamenti sulla struttura della rivista, sul numero di pagine, sulle foto, sui font ecc.

Se il tempo impiegato personalmente è determinante nei risultati del tuo lavoro, è essenziale valutare se esistono dei clienti che non solo erodono i tuoi margini, ma che addirittura ti fanno lavorare in perdita.

Ecco perché è davvero importante capire quanto le richieste extra dei clienti impattino sull’operatività.

L’obiettivo di questo dato non è di certo incentivare un approccio di contratto del tipo “jukebox” a prescindere, per cui a ogni minima richiesta o telefonata del cliente, tendi un braccio con il POS! In molti casi potrebbe essere peggio! Ma se dall’analisi emerge che l’approccio attuale ti sta portando a lavorare in perdita e a bloccare il flusso di lavoro sistematicamente, sai già di avere un’importante area in cui intervenire o, se si tratta di casi isolati, puoi identificarli e scegliere un approccio diverso per quei clienti specifici.

Immagina di essere davanti a una tazza di caffè, parlando con un amico fidato del tuo studio professionale o della tua attività di servizi. Stai riflettendo su come il tempo sembri sempre sfuggire di mano: appuntamenti, report da preparare, clienti da gestire, millemila richieste e scadenze da rispettare.

Eppure, il tempo è la tua risorsa più preziosa. Non puoi crearne di nuovo, ma puoi imparare a usarlo meglio.

Ecco da dove nasce l’idea della mia dashboard di Controllo di Gestione basata sul concetto di tempo. Questo strumento è progettato per trasformare il tempo in un dato misurabile e utilizzabile, proprio come faresti con i costi o i ricavi. Perché la vera efficienza non si misura solo in denaro, ma anche in come viene investito ogni minuto della tua giornata lavorativa.

L’obiettivo di questa dashboard è semplice ma potente: farti vedere esattamente come e dove viene utilizzato il tempo all’interno della tua attività.

Il focus principale della dashboard è confrontare il tempo disponibile con il tempo effettivamente utilizzato.

Ti permette di distinguere tra attività produttive (quelle che generano entrate) e attività amministrative (necessarie ma non direttamente redditizie).

Non è uno strumento per giudicare il lavoro, ma aiuta a rendere il tuo tempo più consapevole e intelligente.

E quali sono i benefici concreti per la gestione del tuo studio o della tua attività di servizi?

• Chiarezza operativa: saprai esattamente dove vanno a finire le tue ore, consentendoti di rispondere a domande come “sto spendendo troppo tempo su attività che non generano valore?”.
• Calcolo della produttività: potrai sapere come ciascun collaboratore utilizza il tempo e quali quantità vengono dedicate a ogni cliente. Inoltre, avrai dati chiari per comprendere quale area di business genera più reddito o comporta minori costi in termini di tempo.
• Decisioni strategiche basate sui dati: non dovrai più affidarti all’intuito, ogni decisione è supportata da numeri reali, che ti mostrano come ottimizzare risorse e priorità.
• Maggiore redditività: quando il tempo è gestito meglio, i costi si riducono e la capacità produttiva aumenta; in breve, meno sprechi e più guadagni.

Controllo dei costi

L'analisi dei costi è un processo fondamentale per studi professionali e micro e piccole imprese: consiste nell’esaminare dettagliatamente tutte le voci di costo associate all'attività, inclusi materiali, manodopera, spese generali e altri costi operativi. Ti consente di stabilire e monitorare i budget per prevenire spese eccessive e garantire l'utilizzo efficiente delle risorse finanziarie e identificare le aree dove è possibile ridurre i costi di produzione o di struttura senza compromettere la qualità del lavoro dell’azienda.

In termini generali, per implementare l'analisi dei costi è necessario raccogliere e analizzare accuratamente tutti i dati finanziari relativi alle diverse attività aziendali; questo può includere la revisione delle bollette, la tenuta di registri dettagliati delle spese e l'utilizzo di software specializzati per l'analisi finanziaria.

Miglioramento delle performance aziendali

Con una corretta analisi del controllo di gestione puoi identificare e ridurre gli sprechi, le aree di inefficienza o sovraccosti all'interno dell'attività, ottimizzare i processi produttivi e migliorare l'allocazione delle risorse, assicurandoti che l'azienda stia raggiungendo i suoi obiettivi strategici e operativi.

Ad esempio, spesso emerge che una determinata attività o processo impieghi più risorse di quante ne siano davvero necessarie, o che i fornitori siano molto costosi rispetto ad alternative migliori sul mercato.

Queste informazioni ti consentono di prendere decisioni informate per ridurre i costi e massimizzare il profitto.

Decisioni informate con dati accurati e previsioni

Grazie all’analisi del controllo di gestione avrai informazioni precise e tempestive per supportare le decisioni manageriali e facilitare la pianificazione e le previsioni future basate su dati reali e trend storici.

Gestione dei rischi

Sapere cosa succede nella tua azienda e conoscere le dinamiche con cui si muove ti permette di rilevare tempestivamente problemi potenziali che potrebbero influenzare negativamente l'azienda e darti tempo di implementare strategie per mitigare o evitare eventuali rischi identificati. Allo stesso modo, fornisce una maggiore trasparenza finanziaria, consentendoti di prendere decisioni strategiche sulla gestione delle risorse finanziarie.

Allineamento strategico

dell'azienda e che la comunicazione tra i vari livelli della tua attività garantisca che tutti i dipendenti siano orientati verso gli stessi obiettivi. Il controllo di gestione promuove una cultura aziendale orientata all'efficienza, che può portare a una maggiore competitività e sostenibilità nel lungo termine.

“Pianificazione, monitoraggio, analisi e controllo sono le attività che forniscono le basi per decisioni aziendali informate e un miglioramento continuo. Ecco perché l’analisi del controllo di gestione è così fondamentale.”

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