Dov'è finito tutto il tuo fatturato?
Tanti imprenditori, per far andar meglio la propria attività, si affannano senza sosta nel cercare nuovi clienti, chiudere nuovi contratti e investire in attività di marketing per guadagnare di più. In realtà, per ogni azienda o studio professionale esiste una grande quantità di denaro già pronta a raggiungere le casse, che purtroppo sparisce ancor prima di poter arrivare a destinazione.
Magari sei anche soddisfatto dei numeri della tua attività, ma semplicemente ti chiedi dove sia finita esattamente tutta la differenza tra fatturato e utili (e no, non sono solo le tasse).
Oppure ti chiedi perché i tuoi guadagni sembrino essere a un punto di stallo, nonostante le tue competenze migliorino o hai un numero maggiore di clienti.
O chissà hai un’inscrollabile sensazione che qualcosa nella tua attività non stia funzionando come dovrebbe e potrebbe, ma non sai esattamente cosa, o come sistemarla una volta per tutte per far andare finalmente tutto liscio come vorresti.
Per chiarire, quando parlo di soldi che non sono arrivati o rimasti nelle tue casse, non parlo di investimenti che non hanno dato frutto, costi di gestione o altre spese che rappresentano la normalità per un’azienda o studio professionale.
Mi riferisco a modi in cui indirettamente e senza rendertene conto perdi soldi:
- due o più collaboratori che fanno lo stesso lavoro per un errore di comunicazione;
- dipendenti che impiegano il triplo del tempo per trovare prodotti in un magazzino non organizzato;
- mezzore oppure ore intere passate ad aspettare istruzioni o chiarimenti prima di poter eseguire un compito;
- lavoro svolto due o più volte per inefficienza di delega;
- tempo passato a cercare in agende, fogli smarriti, appunti cartacei o nell’etere dei Google Drive le informazioni che servono per completare un lavoro o chiamare un cliente;
- e tante altre dinamiche di cui un imprenditore non è sempre al corrente.
Se si tratta dei tuoi dipendenti, hai pagato il loro tempo a prescindere da come lo usano, ma non stai ricevendo il valore corrispondente.
Se si tratta di collaboratori esterni, avrebbero potuto consegnarti il prodotto o servizio richiesto in meno tempo.
Se si tratta del tuo di tempo, beh, sai meglio di me cosa avrebbe voluto dire avere 5 o più ore a disposizione ogni settimana da dedicare ad attività a tua scelta!
Il tempo è solo uno dei parametri coinvolti nelle mancate ottimizzazioni del lavoro, ma non è l’unico.
L’inefficienza è uno dei grandi motivi di malcontento, ansie, performance al di sotto del potenziale, frustrazioni, mancata crescita dei collaboratori e dell’azienda o studio professionale.
Prima di entrare nel vivo del discorso, ci tengo a evitare il primo fraintendimento che si potrebbe creare.
Quando parlo di ore improduttive, non mi riferisco mai alla pausa caffè,
a quelle chiacchiere in più col collega che rendono la giornata più piacevole,
alla pausa sigaretta e, men che meno, alla pausa bagno!
Rendere la tua azienda efficiente non vuol minimamente dire trasformarla in una trincea per soldati in cui in meno di una settimana i tuoi collaboratori odieranno metter piede!
Le ore improduttive sono quelle che non fanno altro che creare frustrazione a te e a chi lavora con te, perché tutti sapete che quel compito poteva essere svolto meglio, in meno tempo e in modo più efficiente ed efficace.
Le ore improduttive sono quelle in cui tutti perdono.
- Tu hai pagato di più senza ricevere un maggior valore.
- Il tuo collaboratore si sente meno utile e capace di quello che effettivamente è (e anche tu lo percepisci così, pensando di pagarlo più di quanto meriti).
- Tu ti senti in continuazione chiamato in causa a risolvere problemi che non dovevano essere nati a prescindere, accumuli ritardi, pensi di essere circondato da persone non all’altezza e sei costretto a lavorare in urgenza e a mettere il tuo team sotto stress… ed entri in un circolo vizioso che si autoalimenta, generando fretta, malcontento e compromettendo la qualità del lavoro di tutti, l’ambiente di lavoro e, non dimentichiamolo, i tuoi guadagni.
So bene che magari pensi “tutto sommato, finora tutto ha funzionato, certo, poteva andare meglio, ma non mi lamento”.
Se è così, sono certo che non hai preso una calcolatrice in mano e
visto con i tuoi occhi quanto ti sono costati e ti costano ogni giorno quelle ore improduttive.
Per fortuna (o purtroppo) l’ho fatto io per te.
So che un invito a leggere tabelle piene di numeri non suscita lo stesso entusiasmo che un invito a cena nel tuo ristorante preferito, ma credimi, dopo aver seguito questo ragionamento ti sarà chiaro che per guadagnare subito molto di più dalla tua attività, non serve spaccarti la testa a pensare come attrarre nuovi clienti, da dove tirar fuori più tempo per lavorare di più, investire di più in campagne pubblicitarie: ti basterà solo non bruciare i soldi che stai già guadagnando, identificando le inefficienze nella tua azienda, cosa le causa, e come intervenire per eliminarle o ridurle drasticamente.
Numeri alla mano: quanto ti costa davvero l’inefficienza in azienda?
Per comodità didattica, farò riferimento ai compensi statistici secondo la media dei CCNL in Italia, quindi 1.963€ al mese di compensi lordi per un operaio e 2.475€ per un impiegato, per 13 mensilità.
Nei calcoli considero 225 giorni annui di lavoro, ovvero 8 ore al giorno, per 5 giorni a settimana, tolte 7 settimane tra ferie, festività e malattia, come indicato dalle statistiche INPS.
1.800 ore all’anno in 225 giorni di lavoro, sono quindi 17,88€ di retribuzione oraria lorda per gli impiegati e 14,18€ di retribuzione oraria lorda per gli operai.
Partendo da questi dati (che devono essere adattati caso per caso), vediamo quanto ti costa, per esempio, una sola innocua mezz'ora di inefficienza al giorno.
Ripeto, non le pause per rendere la giornata umana, dignitosa e vivibile, ma la mezz'ora persa inutilmente per ragioni legate a un’inefficienza organizzativa, produttiva o comunicativa.
Le ore improduttive: sulla carta siete a lavoro, ma in realtà...
La traduzione della tabella è: circa 2.000€ all’anno per impiegato e quasi 1.600€ per operaio.
Fin qui, non è neanche nulla per cui strapparsi i capelli, vero?
Il punto è che posso assicurarti che non si tratta mai di solo mezz'ora.
Se alle pause caffè che si prende un impiegato per ricaricare l'energia ed essere più operativo dopo, si somma:
- la mezz'ora di lavoro non fatto bene;
- un'altra
mezz'ora dovuta al fatto che il task non gli viene passato in modo chiaro
(quindi l'impiegato voleva
lavorare, ma non ha ricevuto gli strumenti per farlo); - i processi lenti che potevano essere semplificati e velocizzati;
- le pause di anche 10 minuti l’una per una sigaretta…
È facile capire che il tempo improduttivo lievita vertiginosamente.
Esistono poi altri fattori, non legati all’efficienza ma all’incompetenza, come un collaboratore incaricato di svolgere un ruolo non adatto a lui, o che non hai messo nella giusta posizione per esprimere il suo potenziale.
Vediamo quindi qualche variante più realistica.
3 ore al giorno non ottimizzate possono costarti anche 12.000€ all’anno a persona.
Di fronte a questi numeri ti invito a non sottovalutare il problema pensando che il tuo team non se ne sta di certo 3 ore al giorno a braccia conserte, o che lavora come se stesse giocando a “un, due, tre STELLA”, ma al contrario, fingendo di lavorare solo quando gli passi davanti e mettendosi a scrollare sui social appena ti volti!
Ti faccio qualche esempio reale e che non c’entra nulla con la pigrizia dei collaboratori.
In una delle mie più recenti consulenze in uno studio contabile, ho identificato una prassi altamente inefficiente per gli aggiornamenti degli estratti conto dei loro clienti.
Mentre qualche anno fa l’imprenditore li mandava per posta o li portava personalmente allo studio, oggi questo tipo di documenti si inviano in PDF e, in assenza di una procedura studiata per ottimizzare il lavoro, gli impiegati stampavano pagine e pagine e pagine di estratti conto (molto ecologico ed economico!), li disponevano sulla scrivania, sguainavano una penna e, con il programma di contabilità aperto sul PC verificavano voce per voce se questa fosse già presente o se andasse aggiunta. Ore e ore a spuntare e a scrivere e scrivere e scrivere.
Se la tua azienda non ha dei compiti di data entry da svolgere, probabilmente farai fatica a cogliere la mole di ore di lavoro che occupa l’aggiornamento dati, ma immagina per uno studio contabile cosa voglia dire, banalmente, non avere una procedura che preveda il lavorare, per esempio, con un doppio monitor, armarsi di copia e incolla o di programmi in grado di automatizzare il 90% di questo lavoro!
Altro che 3 ore al giorno risparmiate…
Di fronte a un esempio che riguarda altri, tutti potremmo pensare “eh, ma ovvio, potevano arrivarci, è scontato che bastava fare in quel modo”, ma invece posso assicurarti che in ogni attività esistono rallentamenti che, per chi cattura un’istantanea dall’esterno, sono ovvi, ma che per chi è coinvolto in prima persona ed è immerso giornalmente nei flussi operativi dell’azienda non solo non sono evidenti, ma spesso non vengono neanche percepiti come un problema, semplicemente passano ad essere la normalità!
Nel calcolo che ti ho appena proposto, mancano tuttavia altri aspetti importanti da considerare.
I costi di struttura: quanto paghi per funzionare, anche quando nessuno lavora?
Il tuo team non incide nei costi della tua azienda solo con la retribuzione: hai un ufficio proporzionale al numero del personale, eventuali programmi e software il cui costo varia in funzione di quante persone ne fanno uso, e costi generali di mantenimento di tutta la struttura.
A fini didattici, inventerò due aziende.
Nella coerenza del voler impiegare le mie energie in calcoli e problem solving, spero mi perdonerai per
l’inesistente sforzo di creatività fatto nel dare un nome alle aziende fittizie.
Bianchi Srl e Rossi Srl.
Due impiegati una, due impiegati e tre operai l’altra.
Entrambe le aziende hanno delle ore improduttive accumulate: vediamo quanto incidono sul guadagno finale degli spettabili imprenditori.
Se gli impiegati Federica e Giovanni di Bianchi Srl accumulano insieme un’ora e mezza di tempo inefficiente al giorno, in un anno (che abbiamo considerato di 225 giorni di lavoro - tabella B) accumulano 337,5 ore improduttive, che costano al signor Bianchi 6.032€ in totale.
Va decisamente peggio al signor Rossi, che avendo una squadra più grande, accumula più ore improduttive.
Gli impiegati Andrea e Giulia e gli operai Alessio, Aldo e Ludovica accumulano tra la mezz'ora e l’ora e mezza di tempo improduttivo al giorno, per un totale di 1.012,5 ore in un anno, e quell’ammontare di inefficienza costa al signor Mario Rossi 15.602€ all’anno.
Il lavoro della nostra calcolatrice non è ancora terminato.
Bianchi Srl e Rossi Srl hanno entrambi una serie di costi: affitti, bollette, software, fornitori, materiali, ecc...
Per comodità di calcolo farò ammontare il totale dei costi di struttura a 50.000€ all'anno per Bianchi Srl e 180.000€ all'anno per Rossi Srl.
Nel conteggio delle ore di lavoro del personale, togliendo ferie, festivi e malattie, eravamo arrivati a un totale di 1.800 ore di attività in un anno (tabella B), quindi, se dividiamo il totale dei costi dell’azienda per le ore di attività, vuol dire che, solo per funzionare, Bianchi Srl ha un costo orario di 27,78€ all’ora e Rossi Srl di 100€ all’ora.
Se il team di Bianchi Srl ha buttato via dalla finestra 337 ore in un anno e 1.012 nel caso di Rossi Srl, vuol dire che per tutte quelle ore i nostri due imprenditori hanno sborsato “inutilmente” e rispettivamente 4.687,50€ all’anno (27.78€ al giorno di costi di struttura per la media delle ore improduttive di ogni lavoratore) e 20.250€ all’anno (100€ al giorno per la media delle ore improduttive di ogni lavoratore). Questo solo per mantenere una struttura operativa durante quel totale di ore in cui non è stata usata come avrebbe potuto e dovuto.
Se a questo costo indiretto di mantenimento struttura sommiamo quello visto prima, legato alla retribuzione del team per le ore improduttive (6.032,81€ per Bianchi Srl e 15.602,44€ per Rossi Srl, tabelle F,G), arriviamo a un totale di denaro sprecato di 10.720,31€ all’anno per Bianchi e 35.852,44€ per Rossi (vedi tabelle H, I).
Guarda un pò qui!
Non so se mentalmente stai provando a fare un calcolo approssimativo sui tuoi di costi, sperando che questi esempi siano quanto più lontani possibili dalla tua realtà, ma prima resta da toccare un ultimo tasto dolente per completezza di ragionamento.
Non l’ho ancora menzionato, ma magari tu stesso ci hai già pensato.
Il fatturato mancato: quello che poteva essere e non è stato
Nelle ore improduttive, non stai producendo fatturato.
Di certo anche qui calcolare una media di quanto la tua azienda fatturi ogni ora è fin troppo semplicistico, ed è il motivo per cui è fondamentale fare queste stime in modo esclusivamente personalizzato, ma ti propongo comunque un esempio a mero scopo didattico.
Se Bianchi Srl fattura 600.000€ all’anno e Rossi Srl 1.750.000€, facendo una media, ogni ora di lavoro produce un fatturato di 333€ per Bianchi Srl e 972€ per Rossi Srl (tabelle J, K). Fatturato che nelle ore improduttive non è stato portato a casa.
Il costo delle ore pagate a vuoto in retribuzioni e costi fissi (tabelle H, I), sommato al fatturato mancato, rappresenta la cifra che i due imprenditori non hanno incassato, ma che avrebbero tranquillamente potuto portare a casa risolvendo le cause alla base dell’inefficienza di quelle ore o investire nella crescita delle loro aziende.
Questi calcoli fanno male, lo capisco.
È più facile dirsi che in realtà è impossibile essere efficienti al 100% e che recuperare questo denaro solo lavorando meglio non è realistico.
Invece non è così. Identificare ciò che causa l’inefficienza nella tua azienda è tutto ciò che devi fare per trasformare quella cifra da rossa a verde.
L’obiettivo di tutti questi calcoli non è di certo portarti a osservare con sguardo laser il tuo collaborare che va a fumarsi una sigaretta, perché per te la sigaretta è diventata un rotolo di banconote con l’equivalente di quei 10 minuti in retribuzione, costi di struttura e fatturato mancato, che si trasformano in cenere a ogni tiro.
Ti invito piuttosto a vedere con questo senso di perdita l’assenza di ottimizzazione dei processi, l’assenza di ordine, di chiarezza, di comunicazione e tutto ciò che porta tutti nella tua azienda, te incluso, a stare seduti a lavorare senza rendere come potreste e vorreste.
Su quelle ore improduttive è fondamentale intervenire, sulle prime no: quelle che a volte sembrano perdite di tempo all’imprenditore sono infatti momenti vitali in un’azienda per creare un clima di lavoro sostenibile e piacevole, che influisce in modo indiretto e positivo sulla produttività, sull’efficienza, sulla riduzione del turnover, sulla voglia dei collaboratori di restare nella tua squadra, e tanto altro.
E ora ti do 2 buone notizie!
1) Quanto più alto è il tuo attuale costo totale delle ore improduttive, tanto più guadagnerai una volta risolti i problemi che le causano!
2) Il mio lavoro consiste esattamente in aiutarti a farlo!
Basta buttare soldi: ecco come trasformare le perdite in guadagno
La cifra che per la tua azienda corrisponde alle perdite legate al costo di ore improduttive in termini di retribuzioni, costi di struttura e fatturato mancante si trovano in basso a sinistra nel grafico sopra, ed è inutile, o meglio, poco logico, affannarsi a ingrandire il quadrato verde finché ignori il quadrato rosso.
Quello che voglio dire è che la cifra nel riquadro rosso, con le giuste strategie, misure e strumenti, può non solo sparire, ma spostarsi in alto a destra e corrispondere ai tuoi nuovi guadagni.
Quei soldi sono già lì, o meglio: sai già come guadagnarli. Non devi assumere nuovo personale, lavorare più ore o raddoppiare clienti. Devi solo assicurarti di non perderli per strada.
- Quanti nuovi contratti dovresti firmare per arrivare alla stessa cifra?
- Quanti soldi in ads dovresti spendere?
- Quanti in attività di marketing?
Puoi invece portarli a casa facendo esattamente quello che stai facendo ora, ma meglio.
È vero che esisterà sempre un margine di errore e una parte di ore improduttive fisiologiche inevitabili, ma ti assicuro che intervenendo nel modo corretto con un’analisi professionale svolta da un occhio esterno e allenato, è fuori da ogni dubbio che maggiore produttività si traduca in maggiore fatturato.
E a definire la misura in cui tutto questo farà la differenza nel tuo caso, sarà la tua situazione attuale.