Il potere di questa tecnica sta nella sua semplicità.
Ecco come funziona: inizia con un elenco di tutto ciò che devi fare per la giornata che sta iniziando. Quindi posiziona una A, B, C, D o E accanto a ogni elemento dell'elenco prima di iniziare la prima attività.
Un compito "A" è definito come qualcosa che è molto importante, qualcosa che devi fare. Questo è un compito che avrà gravi conseguenze positive o negative se lo fai o non lo fai, come visitare un cliente chiave o finire un rapporto di cui il tuo capo ha bisogno per un'imminente riunione del consiglio.
Un compito "B" è definito come un'attività che dovresti svolgere. Ma ha solo lievi conseguenze, ciò significa che qualcuno potrebbe essere infelice o a disagio se non svolgi uno di questi compiti, ma non è tanto importante quanto un compito A. Restituire un messaggio telefonico non importante o rivedere la tua e-mail sarebbe un compito B.
Nota: la regola è che non dovresti mai eseguire un'attività B fin quando un'attività A non è terminata.
Un compito "C" è definito come qualcosa che sarebbe bello da fare ma per il quale non ci sono conseguenze, indipendentemente dal fatto che tu lo faccia o meno. Le attività C includono telefonare a un amico, prendere un caffè o pranzare con un collega e completare alcune attività personali durante l'orario di lavoro. Questo tipo di attività non ha alcun effetto sulla tua vita lavorativa.
Un compito "D" è definito come qualcosa che puoi delegare a qualcun altro. La regola è che dovresti delegare tutto ciò che qualcun altro può fare in modo da poter liberare più tempo per le attività A che solo tu puoi fare.
Un'attività "E" è definita come qualcosa che puoi eliminare del tutto e non farà alcuna differenza. Questo potrebbe essere un compito che era importante una volta ma non è più rilevante per te o per chiunque altro. Spesso è qualcosa che continui a fare per abitudine o perché ti piace. Ma ogni minuto che dedichi a un'attività E è tempo sottratto a un'attività A o a ciò che può fare davvero la differenza nella tua vita.
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