Dalla struttura aziendale alla digitalizzazione.
Le basi per l’efficienza nelle piccole imprese
In ogni impresa, indipendentemente dalle dimensioni, stabilire una struttura organica e procedurale chiara è fondamentale.
Se poi pensiamo alle micro e piccole imprese, molto spesso caratterizzate da risorse (di tutti i tipi) limitate e personale multitasking, tale struttura diventa ancor più essenziale per garantire efficienza e crescita sostenibile.
Un organigramma ben definito rappresenta la base di tutto: definire ruoli e responsabilità non è solo questione di etichette, è un modo per evitare che le attività si sovrappongano o vengano trascurate. Inoltre, quando l’organigramma è strutturato per adattarsi all’espansione, permette all’azienda di crescere senza sconvolgimenti o confusione interna futuri.
Troppo spesso, l’organizzazione di piccole realtà rimane informe e si basa su un’improvvisazione che, se funziona nel breve termine, diventa presto insostenibile.
E poi ecco i mansionari, quei documenti “strani” che giocano un ruolo chiave in questo contesto. Devono essere realistici, rispecchiare le competenze realmente necessarie alla mansione, palesare gli stakeholder coinvolti. Ogni mansionario dovrebbe agire come una guida per il collaboratore, delineando le aspettative e offrendo una chiara panoramica del lavoro da svolgere e gli obiettivi da raggiungere.
Un mansionario che descriva compiti troppo generici o che sovraccarichi i dipendenti con aspettative poco realistiche è più dannoso che utile. Immaginando un esempio concreto, si pensi a un piccolo studio di consulenza finanziaria: se il mansionario del responsabile amministrativo include anche compiti di marketing o gestione clienti, rischia di compromettere l’efficienza del ruolo principale.
Per questo la creazione di mansionari accurati e attuabili è fondamentale. Un mio cliente, uno studio di progettazione con pochi dipendenti, ha riscontrato che la mancanza di un organigramma strutturato e mansioni definite rallentava l’avanzamento dei progetti per incomprensioni interne, causando confusione e ritardi, cose alle quali si erano abituati e le associavano alla normalità. Dopo aver definito ruoli specifici e realistici, obiettivi e responsabilità, il flusso di lavoro è diventato più snello e i progetti sono stati consegnati puntualmente, come ci si aspettava, migliorando anche la soddisfazione dei clienti (non da poco, eh!).
Oltre alla struttura organica, c’è il passo verso la digitalizzazione del lavoro che rappresenta oggi uno strumento irrinunciabile per migliorare efficienza e produttività.
L’obiettivo della digitalizzazione non è mai fine a sé stesso; si tratta di adottare strumenti che, se progettati su misura e ben implementati, permettono di automatizzare attività ripetitive e migliorare la comunicazione interna, quest’ultima la base del 90% dei problemi di gestione.
La digitalizzazione, infatti, dovrebbe essere pensata come uno strumento dinamico, capace di adattarsi alle esigenze quotidiane di un’azienda in evoluzione.
Esempio? Un’azienda cliente operante nel settore dei servizi, si era trovata a dover gestire un flusso di documenti continuo e dispersivo perché ancora cartaceo e non adeguatamente classificato. L’introduzione di un sistema di gestione documentale digitalizzato ha ridotto del 43% il tempo dedicato alla ricerca e archiviazione dei file, liberando risorse per attività più strategiche. Non solo, questo sistema ha permesso al team di collaborare in modo più efficace, anche da remoto, rispondendo in tempo reale alle richieste dei clienti.
La digitalizzazione offre senza dubbi risparmi di tempo e denaro significativi, specialmente nelle piccole realtà in cui le risorse devono essere sfruttate al meglio. L’efficientamento del lavoro quotidiano, reso possibile dall’uso di CRM o di software di gestione progetti, porta a una riduzione dei costi operativi, aumentando al contempo la produttività.
Uno studio professionale, ad esempio, che adotta un sistema CRM integrato, può ridurre drasticamente il tempo speso nelle attività di monitoraggio dei clienti, garantendo un servizio più tempestivo e accurato.
Altro aspetto: digitalizzarsi non è solo vantaggioso per l’organizzazione interna, ma ha un impatto diretto anche sull’esperienza del cliente finale. Un servizio più veloce e preciso non solo soddisfa le aspettative del cliente, ma rappresenta un valore aggiunto rispetto ai concorrenti meno organizzati, ci avevi mai pensato?
Rendere chiara la struttura aziendale e implementare un sistema digitalizzato significa preparare la propria azienda a fronteggiare le sfide future senza dover continuamente rivedere la propria organizzazione. Tuttavia, ci si deve chiedere se queste soluzioni, per quanto efficaci, siano percepite come tali da chi guida le piccole imprese. La paura di investire risorse in nuove tecnologie o nell’aggiornamento delle procedure interne è una costante; eppure, il rischio di rimanere ancorati a metodi superati è ben più alto!
Quindi, il quesito da porsi è: quanto è alta la soglia di inefficienza che un’azienda è disposta a tollerare prima di decidere di investire in strutture organizzative e digitali più solide?
E quale sarà il costo effettivo, nel lungo termine, di continuare a ignorare i vantaggi di un’organizzazione chiara e digitale?
Vuoi ricevere articoli come questo ogni mese?
Iscriviti alla mia newsletter su LinkedIn, già seguita da oltre 800 professionisti.
