Chi non pianifica perde due volte!
C’è una frase che ogni tanto ritorna alla mente, apparentemente semplice, ma capace di far vacillare anche il più incallito fautore del multitasking:
“Ogni minuto speso a pianificare ti fa risparmiare dieci minuti nell’esecuzione.”
Parole di Brian Tracy, esperto canadese di performance e sviluppo personale, autore di decine di volumi tradotti in tutto il mondo, formatore di manager, venditori, imprenditori. Un uomo che ha costruito la sua reputazione sulla capacità di insegnare alle persone a ottenere di più facendo meno. O, meglio, facendo le cose giuste nel modo giusto, con metodo, con consapevolezza e con disciplina.
Eppure, in un tessuto economico come quello italiano, composto per oltre il 92% da micro e piccole imprese, questa frase viene spesso accolta con un sorriso un po’ ironico, direi. “Sì, lo so che dovremmo pianificare meglio, ma qui non abbiamo tempo nemmeno per respirare…”, una delle risposte più frequenti, seguita da un misto di frustrazione e rassegnazione. E così si continua a correre, correre sempre, in tutte le direzioni, ma quasi mai verso qualcosa di preciso.
È questo uno dei grandi paradossi della gestione del lavoro nelle realtà più piccole: si ha sempre troppo da fare per potersi fermare a capire cosa si stia facendo davvero. In mancanza di un piano, l’urgenza detta la priorità, non l’importanza. E quando si lavora sempre in emergenza, il tempo sembra non bastare mai, le energie si esauriscono in fretta e i margini inevitabilmente si assottigliano. L’azienda, o lo studio, diventa un flusso continuo di richieste, interruzioni, scadenze, mail, telefonate, modifiche, revisioni, correzioni. Ogni decisione è figlia dell’improvvisazione, ogni giorno assomiglia al precedente e ogni settimana si chiude con la sensazione di aver lavorato tanto... ma prodotto poco.
In questo contesto, l’idea stessa di pianificare viene vissuta come un lusso, come se fosse qualcosa che si può permettere solo chi ha tempo da perdere. E invece no! Fermarsi a pianificare non è tempo perso, è tempo guadagnato in anticipo. È l’unico vero investimento a rendimento garantito.
Tracy afferma che ogni minuto speso nella pianificazione faccia risparmiare dieci minuti nell’esecuzione. Una proporzione impressionante!!! Un ritorno del 1000%!!! Provocatorio? Forse, esagerato? Non proprio. Basta osservare da vicino come lavorano le realtà che hanno introdotto anche solo in parte una cultura della pianificazione. La differenza è più che evidente dato che i flussi diventano più chiari, le responsabilità più definite, i processi più lineari e i risultati più stabili.
È qualcosa che osservo quotidianamente nella mia attività di consulenza. Quando si riesce a introdurre, anche gradualmente, l’abitudine a pianificare con metodo – che sia a livello individuale, di team o di intero studio – tutto cambia. Cambia il ritmo, la percezione del carico di lavoro, la qualità della comunicazione interna, la relazione con il tempo. Quella sensazione costante di rincorrere qualcosa (clienti, progetti, fornitori, pratiche) inizia ad affievolirsi e prende il posto un’altra sensazione: quella di avere finalmente il controllo.
Ma da dove si parte, quando il tempo è poco e la complessità tanta? Non serve progettare una riorganizzazione epocale, spesso non è necessario rivoluzionare tutto, bastano piccole scelte ricorrenti: smettere di iniziare la giornata rispondendo alle urgenze degli altri e iniziarla invece stabilendo cosa è davvero importante fare; fermarsi, anche solo 20 minuti alla settimana, per allineare le attività tra colleghi; utilizzare strumenti semplici per organizzare i progetti, dividere i compiti, assegnare le priorità; scrivere nero su bianco gli obiettivi; fare un punto mensile, anche informale, per capire verso dove si sta andando. Tutto questo, nella maggior parte dei casi, richiede meno tempo di quanto si pensi, ma richiede una cosa sola, la più difficile da ottenere quando si è nel mezzo del flusso: consapevolezza.
La consapevolezza che correre senza una direzione chiara non è una strategia, che la produttività non è fare di più, ma fare meglio e che il fare meglio inizia dal decidere cosa fare.
In tante piccole realtà questa consapevolezza arriva troppo tardi,
- quando il cliente importante è andato altrove o
- quando il team è stanco o
- quando si è sbagliato troppe volte lo stesso preventivo o
- quando si è investito in strumenti digitali che non si usano o
- quando si è delegato senza spiegare o
- quando si è detto “ci penso domani” per troppo tempo.
E allora, se è vero che ogni minuto speso a pianificare fa risparmiare dieci minuti dopo, forse vale la pena chiedersi: quanto tempo si è già perso per non essersi mai fermati a pianificare?
Le resistenze, ovviamente, ci sono. Chi pianifica troppo è visto come rigido, chi si ferma a riflettere come lento. Nel contesto moderno che premia l’azione a ogni costo, la pausa viene vista con sospetto. Eppure, ogni sistema efficiente (in natura, in economia, in ingegneria) prevede momenti di osservazione, di bilancio, di ricalcolo. Solo l’essere umano pensa di poterne fare a meno, chissà perché!
E qui si apre un altro tema: quello della leadership. Nelle piccole imprese, spesso il titolare è tutto: project manager, commerciale, contabile, HR, tecnico, psicologo, pompiere... Il rischio è che, essendo immerso in ogni attività operativa, perda completamente la visione d’insieme. Ma un’impresa senza visione è come un’auto senza volante. Va avanti solo finché la strada è dritta. Alla prima curva, va fuori pista.
Pianificare non significa diventare visionari distaccati dalla realtà. Significa, molto più semplicemente, tornare al timone, smettere di essere reattivi e iniziare a essere intenzionali. E non serve un MBA per farlo, serve il coraggio di fermarsi, di dire no a qualcosa per dire sì a qualcos’altro, di uscire dal vortice dell’operatività per rientrare nella responsabilità della guida.
È un cambiamento di cultura, prima ancora che di metodo. E allora, tornando a Brian Tracy, la sua citazione andrebbe forse riletta non solo come un consiglio operativo, ma come una dichiarazione di priorità. “Ogni minuto speso a pianificare…” non è un invito a complicare il lavoro, ma è un invito a onorarlo e a dargli direzione, senso e peso. Perché un lavoro fatto senza pensiero è un lavoro sprecato, e in un mondo dove il tempo è la risorsa più scarsa, sprecarlo è un lusso che nessuno può permettersi.
Non è un caso che, nei percorsi di consulenza organizzativa, uno dei primi cambiamenti visibili accada proprio lì, in quell’angolo apparentemente secondario della routine: il tempo dedicato alla pianificazione. Quando un’azienda, o uno studio, inizia a farlo davvero, in modo strutturato e condiviso, il clima cambia e le persone parlano di più, gli errori si riducono e i clienti si sentono seguiti meglio. Le decisioni, quelle, diventano più rapide la fatica magari si trasforma in motivazione.
Non è magia questa, è solo metodo. Un metodo che parte da una scelta semplice: smettere di rincorrere e iniziare a orientare. E forse è questo, il vero atto rivoluzionario per un’impresa oggi: fermare tutto per un minuto... e usarlo per decidere dove andare.
E se bastasse davvero così poco?
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